最初に、目的と読み手を決める
状況を知ってほしいのか、判断をお願いしたいのか、実施結果を記録したいのかで構成は変わります。読み手がすでに知っていることと、今回新しく伝えることを区別します。
会社指定の項目・書式・分量がある場合は、書き始める前に確認してください。文書の種類が分からないときは、研修・経緯・顛末・改善・業務の目的から選べます。
基本の構成と完成例
題名と報告日、提出先と報告者、概要、確認した事実、課題や考察、今後の対応・相談事項の順を基本として、目的に合わせて調整します。
例／題名：資料共有状況の報告。概要：引き継ぎ資料を共有フォルダーに整理した。実施内容：12件の対応例を分類した。残る課題：3件の確認先が未確定。今後の対応：各部署へ照会し、回答を受けて資料を更新する。相談事項：確認担当者を指定いただきたい。
事実と判断を分ける
分かっていないことを隠すために、推測を事実として書かないようにします。報告時点と次に確認する予定が分かれば、未確定の情報も整理して伝えられます。
元のメモ・見直したい表現
先方は問題ないと思います。
整理した例
10月20日15時時点では、先方からの回答を確認できていません。10月21日午前中に確認し、状況を報告します。
架空の事例です。実際の材料に置き換えてください。宛名・文体・表紙・目次
宛名は組織・個人など提出先に合わせます。「です・ます」「だ・である」は、指定を確認して文書内でそろえます。ツールは勝手に語尾や人名を変更しません。
短い報告に表紙や目次が必ず必要なわけではありません。指定がある場合や、長い文書をまとめる場合に用意します。空欄の表紙はWord・PDFで利用できます。Wordの見出しから目次を作成する場合は、編集後にページ番号も更新してください。当サイトには自動目次や表紙の結合機能はありません。